In deze blog ga ik ervan uit dat je een live tekening maakt op groot formaat. Deze tekening maak je tijdens een sessie die gehouden wordt in een online vergadertool zoals Teams of Zoom. Waarom niet gewoon digitaal tekenen? Tekeningen op papier maken impact, zeker wanneer ze op groot formaat zijn gemaakt. De visual recording kan na afloop in het bedrijf worden opgehangen, zo blijft de informatie zichtbaar. Ook in COVID tijd kan het wenselijk zijn om de recording in het bedrijfspand op te hangen.
Naast een muur of graphic wall en je stiften heb je een laptop en een camera op statief nodig. Je begint met het ophangen van je papier zoals je altijd doet. Daarna positioneer je de camera schuin achter je, zo voorkom je dat deelnemers alleen je rug zien in plaats van je tekeningen. Ben je rechtshandig, dan staat de camera schuin links. Ben je linkshandig dan staat de camera schuin rechts. Op deze manier wordt er in beeld gebracht wat je tekent en kijken mensen niet tegen je hand aan.
Via de laptop log je in op de digitale vergadertool. De camera sluit je aan op je laptop en deze stel je in als webcam. Zowel in Teams als Zoom kun je wisselen van camera, hiermee kun je kiezen of je als spreker zichtbaar bent via de webcam op je laptop of dat je het camerabeeld laat zien welke op je visual recording is gericht.
Zet vervolgens de laptop neer in je zichtveld. Zo kun je de sprekers ook zien In een live sessie zijn sprekers altijd goed te horen en ‘voel’ je de interactie achter je ontstaan, in een digitale vergadersessie mis je die signalen en kunnen sprekers moeilijker verstaanbaar zijn. Daarom is het prettig om de spreker en de gedeelde presentaties ook te kunnen zien.
Check tussen het tekenen door of de camerapositie nog goed is of dat je het statief moet verplaatsen. Zet hiervoor een kleine potlood markering op je papier, zo weet je wanneer je uit beeld gaat en je de camera moet verplaatsen. Voorafgaand kun je alle camera posities al testen en met tape markeren op de grond. Zo kun je de camera in een keer verplaatsen en direct weer doorgaan met tekenen.
Wanneer je een terugkoppeling geeft aan de hand van je visual recording zoom dan in op het stuk wat je toelicht. Houd er hierbij rekening mee dat de audio nog via je laptop gaat, blijf daar dus bij in de buurt staan zodat deelnemers je goed kunnen verstaan.
Test altijd je opstelling. Het liefst twee keer. De eerste keer een dag van te voren. Mochten er onderdelen niet werken heb je nog voldoende tijd om deze te vervangen. De tweede keer een uur voordat de sessie begint. Dit geeft je voldoende tijd om technische issues op te lossen.
Zorg altijd dat je een plan B klaar hebt staan. Techniek is onvoorspelbaar. Een extra setje kabels, laders of een extra accu voor je camera is geen overbodige luxe. Daarnaast kan een technische hulplijn handig zijn. Wees er op voorbereid dat het anders kan lopen dan je had gepland!
Een schematische weergave van de opstelling zie je in onderstaande afbeelding.
Heb je meer hulp nodig? Neem gerust contact met me op. Ik vind het leuk om je verder te helpen.