Jaarplan maken met Visueel OGSM model


De zomer is bijna voorbij. Iedereen maakt zich weer klaar voor de eindejaarssprint en de tijd dringt want het jaarplan voor 2021 moet ook nog geschreven worden.


Teamleiders en afdelingsmanagers van grote organisaties hebben elk jaar na de zomer weer dezelfde puzzel te leggen: het (afdelings) jaarplan. Een veelgebruikte methode voor het opstellen van jaarplannen is OGSM (Objectives, Goals, Strategies, Measures). De vier kwadranten van OGSM zijn heel geschikt om visueel te maken. Door gebruik te maken van visuele technieken vereenvoudig je het planningsproces en is het plan dat uit de planning voortkomt simpel te communiceren.


OGSM voor het jaarplan

Er zijn vele manieren om een jaarplan op te stellen. Een vaak gebruikte methodiek is een OGSM. Hierin staat hoe de strategie is doorvertaald naar de afdelingen, welke activiteiten er komend jaar uitgevoerd gaan worden en welke doelen de organisatie wil bereiken. Het is een methode die de afdelingen dwingt om keuzes te maken én concreet te maken. In de OGSM worden de doelen zo beschreven dat ze op medewerker niveau toegewezen kunnen worden.


Objectives (doelstellingen)

Objective moet je zien als ‘het grote plaatje’. Waar wil de organisatie over 5 jaar staan? Welke doelen moeten er dan gerealiseerd zijn? Mochten er al eerder OGSM’s gemaakt zijn kun je waarschijnlijk een groot deel van vorig jaar overnemen. Het is een vertaling van de missie en visie naar de korte termijn. Voorbeelden van objectives:

  • “Onze klanten zien ons als marktleider”;

  • “Al onze investeringen zijn duurzaam, financieel- en maatschappelijk verantwoord”;

  • “Al onze producten dragen bij aan het vereenvoudigen van complexe materie”.

Goals (resultaten)

Hierin staat beschreven wat je volgend jaar wil bereiken. De kunst zit hem in het formuleren van deze doelen. Ze moeten namelijk zo beschreven worden dat ze gelijk als KPI’s opgenomen kunnen worden. Zo maak je je jaarplan meetbaar en kun je inzichtelijk maken in hoeverre je je doelen hebt bereikt. Voorbeelden van goals:

  • “In 2020 kunnen we in maximaal 5 minuten zowel klanten als niet klanten een persoonlijk relevant advies geven”;

  • “We borgen een solide inkomstenstroom en gebruiken deze om zichtbaar te investeren in de toekomst conform ons ethisch beleid”;

  • “90% van onze klanten waarderen onze producten op basis van eenvoud met een 8 of hoger”.

Strategies (strategieën) 

Wanneer het grote plaatje en de doelen zijn beschreven wordt er nagedacht over het ‘hoe’. Dit is je strategie. In je strategie staat welke manieren en methodes je gebruikt om je doelen te realiseren. In deze stap worden de keuzes gemaakt. Hoe worden de medewerkers ingezet? Hoe worden de budgetten en andere middelen ingezet? Om het ‘hoe’  nog duidelijker te maken helpt het om ook te beschrijven wat er (dit jaar) niet gaat gebeuren. Voorbeelden van strategies:

  • “Door kennisartikelen te schrijven en online te publiceren positioneren we ons als marktleider en zal ons organisch verkeer toenemen”;

  • “We richten ons op een gegarandeerde, verantwoorde inkomstenstroom”;

  • “We hebben een breed assortiment van producten en diensten beschikbaar voor elk niveau van vereenvoudiging”.

Measures (succes meten)

Deze laatste stap wordt gebruikt om het jaarplan meetbaar te maken. Hoe concreter de goals zijn opgesteld hoe eenvoudiger het is om de measures in te richten. Cijfers zijn het meest eenvoudig te meten. Toch kun je ook acties en deadlines, projectplannen of verbetertrajecten toevoegen aan de measures om de minder makkelijk te meten doelen toch te meten op voortgang.


Visuele templates gebruiken bij het opstellen van de OGSM

Het opstellen van een goed jaarplan kost tijd. Alle stappen van de OGSM moeten zorgvuldig doorlopen worden om aan het eind een concreet jaarplan op te kunnen leveren. De meeste bedrijven kiezen er voor om middels workshops de OGSM samen te stellen. Een visuele template kan tijdens de workshop helpen om focus te houden en te borgen dat alle thema’s behandeld worden. Meer informatie over wat een visuele template precies is lees je hier


Het visueel maken van het jaarplan

Een OGSM zou op één A4'tje moeten passen. Toch blijkt bij veel bedrijven dat dit er wel vier of vijf worden. ‘het’ A4'tje en nog 4 pagina’s aan toelichting en onderbouwing. Heel begrijpelijk maar niet eenvoudig om binnen de organisatie te communiceren. Terwijl je juist wil dat het jaarplan door iedereen wordt begrepen én onthouden wordt. Een praatplaat is het middel om je jaarplan visueel te maken. Waarom dit zo goed werkt lees je hier.  Het is helemaal niet nodig om bij de start van je OGSM al iemand aan te haken om je plan te visualiseren. Ook wanneer je jaarplan al helemaal klaar is kunnen we er bij visual recording nog een praatplaat van maken. 


Hulp nodig?

Ik heb niet alleen ervaring met het visualiseren van jaarplannen maar ook met het begeleiden van de sessies om tot een jaarplan te komen. Met behulp van visuele templates maak ik het werkproces eenvoudig en overzichtelijk en kun je altijd nog een stapje terugkijken hoe keuzes tot stand zijn gekomen en welke punten je hebt geparkeerd voor volgend jaar. Neem voor meer informatie of een vrijblijvende offerte contact met ons op.

56 keer bekeken

© 2020 Visual Recording