VISUELE OPLOSSINGEN VOOR PROJECT PROBLEMEN

Bijgewerkt: feb 29

Hoeveel projecten zijn er echt succesvol? Een eenvoudige vraag waar al veel projectgeleerden zich over gebogen hebben en die nauwelijks te beantwoorden is. Toch komt de vraag ergens vandaan. Blijkbaar zijn niet al onze projecten zo succesvol als we zouden willen. In deze blog gaan we drie bekende projectproblemen te lijf met behulp van visuele tools.


Waarom visueel werken in projecten?

Het gebruik van visualisaties zie je steeds meer terug op de werkvloer. Vooral bij de communicatie van een strategie of als tool voor visueel presenteren.  Deze vormen van visueel werken zijn met name gericht op het overbrengen van een (complexe) boodschap. Bij het gebruik van visuele tools binnen projecten gaat het juist niet om het overbrengen van een boodschap maar om duidelijkheid en inzicht te creëren, betrokkenheid te vergroten en samenwerking te stimuleren. Dit alles natuurlijk met maar één doel: een succesvol project.


Project probleem 1: Stakeholders zijn onbekend en onderbelicht

​Dit probleem dient zich vooral aan wanneer een project snel moet starten. De businesscase wordt nog eens doorgerekend, het plan en de planning worden gemaakt en het projectteam wordt bijeen geroepen. De stakeholders komen we wel tegen op het moment dat we daar aan toe zijn. Deze valkuil kan verderop in het project voor grote vertragingen zorgen. Niet alleen omdat stakeholders zich niet betrokken en gehoord voelen maar ook omdat het team geen flauw benul heeft wie de stakeholders zijn en welke behoeften zij hebben. Een visuele stakeholder analyse biedt hier de oplossing. Met behulp van deze analyse kun je je niet alleen inleven in de positie van de stakeholder. Het maakt ook duidelijk wat de stakeholder van het project en projectteam verwacht. Nadat de individuele stakeholders in beeld zijn gebracht plaats je deze in een stakeholder poster waarin gezamenlijke en conflicterende behoeften in een oogopslag zichtbaar worden. Het is niet alleen leuk om deze analyse samen met de stakeholders of het projectteam te doen maar het helpt je ook in de communicatie en aanpak van issues gedurende het project. Inspanning: een workshop in teamverband (leuk om te doen tijdens een kick-off) Waarde : inzicht in je stakeholders (jij), duidelijkheid over de betrokkenen en hun verwachtingen (team), betrokkenheid bij het project (stakeholder).



Projectprobleem 2: Gebrek aan verantwoordelijkheid voor resultaat

Het project is in volle gang. Iedereen is hard aan het werk en heeft duidelijk in beeld wat er van hem of haar wordt verwacht. Maar wanneer het aankomt op het leveren van resultaat vlucht iedereen terug naar zijn eigen eilandje, pakt zijn bezem en veegt het eilandje schoon: “ik heb mijn werk gedaan en opgeleverd”. Een klassiek voorbeeld van gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel voor het eindresultaat.


Visuele project templates inzetten tijdens je project helpt de betrokkenheid te vergroten. Door gebruik te maken van een project template neem je de deelnemers mee in de af te leggen route met de daarbij behorende resultaten. Een kant en klare projectplanning wordt beschouwd als ‘eigendom van de projectleider’ Wanneer je kiest voor een template vul je deze samen met het team. Hierdoor wordt de template en alles wat hier op staat ‘eigendom van het hele team’, wanneer iemand zich eigenaar voelt van de template voelt hij zich automatisch medeverantwoordelijk voor het resultaat. ​Inspanning: Het maken van een template. Hoe je dit doet lees je hierWaarde: Eigenaarschap voor het resultaat (team)


Projectprobleem 3: samenwerking binnen het projectteam

Het project gaat van start, het team is bij elkaar gebracht en gaat samen naar het resultaat toe werken. Maar vanuit vorige projecten of verschillen tussen afdelingen zitten er onderliggende stromingen in het team. Als projectleider merk je dat de sfeer niet optimaal is maar het is heel moeilijk om de vinger op de zere plek te leggen. Het negeren van onderliggende stromingen in het team is een groot risico voor je projectresultaat. De teambarometer is hiervoor de oplossing. Binnen agile werken wordt er vaak al gebruik gemaakt van smileys om tijdens een sprint te peilen hoe de sfeer er in het team en bij de individuele medewerkers voor staat. Toch zegt een smiley nog weinig over wat er achter zit en al helemaal niets over hoe je dit op kunt lossen. In de teambarometer combineer je de smiley methode met een viertal vragen. Medewerkers vullen allemaal een kaartje in met de vragen ‘wat zeg je?’ ‘wat denk je?’ ‘wat voel je?’ en ‘wat doe je?’ door deze vraagstelling kan elk karaktertype hiermee uit de voeten. Door de vragen niet direct in de groep te stellen maar op een kaartje te beantwoorden hebben mensen de neiging veel directer er eerlijker te zijn. Hierdoor heb je sneller de onderliggende issues in beeld. De ingevulde kaartjes worden vervolgens op een barometer met smileys gehangen. Vanuit de totale barometer ga je vervolgens het gesprek aan met het team. Effort: het maken van de barometer en de kaartjes, tijd om met het team in gesprek te gaan Benefits: De angel is uit het team waardoor er efficiënter gecommuniceerd wordt en er meer focus is op het projectresultaat.

#bloggingtips #WixBlog


Zelf aan de slag

Als projectleider wil je zelf snel alle tools binnen handbereik hebben om resultaat te behalen. Vanuit deze behoefte is de training tekenen voor projectleiders ontwikkeld. In een dag krijg je alle tools aangeboden waarmee je zelf snel je project kunt visualiseren. Meer informatie over de training lees je hier.


Zelf aan de slag

Bovengenoemde tools worden allemaal ingezet bij de start van het project om drie veel voorkomende projectproblemen te voorkomen. Maar wat nou als je project al is vastgelopen? Ook daarvoor zijn er visuele tools beschikbaar die je helpen het probleem op te lossen. Maar zoals het altijd werkt bij het gebruik van gereedschap: wanneer je met een schroevendraaier op een spijker draait blijft het gewenste effect uit. Visual Recording kan je helpen bij het aandragen van de juiste tools en het gebruik hiervan. Dit heet Visual Consultancy. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op en leg je projectproblematiek voor zodat we samen een plan kunnen maken.

25 keer bekeken

© 2020 Visual Recording