"Ja, nu begin ik er echt een gevoel bij te krijgen!"
We hebben net in een teams gesprek gezeten ter kennismaking en voorbereiding van 2 participatie sessies voor een gemeente en dit is de reactie van de organisatie. Dat 'gevoel' gaat niet over mijn tekeningen of wat een visual recording precies inhoudt, maar over de bijeenkomst zelf. Het gesprek vooraf helpt om scherp te krijgen hoe de sessie eruit gaat zien en wat ervoor nodig is om deze soepel te laten verlopen.
Wanneer ik als zakelijk tekenaar live een bijeenkomst visueel vastleg, is een voorbereidende bespreking een vast onderdeel van mijn werkwijze. Tijdens dit gesprek maak ik kennis met mijn contactpersoon en andere sleutelfiguren van die dag. Ook verdiep ik me in het programma: Gaan we in groepen uiteen? Welke bewegingen gaat de groep maken? Zijn er tafelvoorzitters en notulisten? Hoelang duren de break-out sessies? De antwoorden op dit soort vragen helpen me op het juiste moment op de juiste plek te zijn om de informatie te 'vangen'.
Deze voorbereiding is overigens niet alleen waardevol voor mij; het is minstens zo nuttig voor de organisatoren. Mijn vragen helpen vaak om blinde vlekken bloot te leggen. Staat er bijvoorbeeld een adres in de uitnodiging? Of een eindtijd? Ik ben in de afgelopen jaren bij ongeveer 300 vergelijkbare bijeenkomsten geweest en ken ik de do’s en don'ts op mijn duimpje. Zet bijvoorbeeld de pauze altijd na de break-out sessies en voor de plenaire terugkoppeling. Mensen gaan het natuurlijke moment van verschuiven toch gebruiken om koffie te pakken en naar het toilet te gaan. De nét niet afgeronde gesprekken kunnen dan nog mooi afgemaakt worden.
Een goede voorbereiding is noodzakelijk voor een geslaagde (participatie)bijeenkomst. Het gesprek vooraf helpt niet alleen mij als zakelijk tekenaar om de bijeenkomst goed voor te bereiden, maar biedt ook de organisatoren waardevolle inzichten. Door samen het programma te doorleven zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en dat de belangrijkste inzichten helder en visueel worden vastgelegd. Een investering in de voorbereiding is daarmee een investering in het succes van de sessie.