Live tekenen versnelt en versterkt participatie in gemeenten

In een tijd waarin gemeenten verschillende transities moeten vormgeven wordt er volop ingezet op participatie en gezamenlijke besluitvorming. Live tekenen, ook wel visual recording genoemd, is een krachtige manier om bijeenkomsten effectiever te maken. Maar hoe werkt het precies? En waarom kiezen steeds meer gemeenten ervoor om een zakelijk tekenaar in te zetten bij participatietrajecten?

1. Van praten naar begrijpen

   Participatiesessies, zoals toekomstberaden of bijeenkomsten over duurzaamheid, zitten vaak vol waardevolle inbreng van inwoners. Een live tekenaar vangt de inhoud van de gesprekken direct in beeld. Terwijl deelnemers spreken, ontstaat er een visueel verslag van wat er gedeeld wordt: kernwoorden, quotes, emoties, ideeën en dilemma’s worden overzichtelijk in beeld gebracht. Het resultaat is een gezamenlijk beeld dat iedereen herkent.

2. Meer betrokkenheid tijdens de bijeenkomst

   Beeld maakt mensen nieuwsgierig. Het is leuk om te zien hoe je eigen inbreng vorm krijgt in een tekening. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en verbinding. Deelnemers voelen zich gehoord én gezien, wat de kwaliteit van het gesprek ten goede komt. Zeker bij groepen die minder taalvaardig zijn of weinig beleidsmatig denken, verlaagt beeld de drempel om actief mee te doen.
   

3. Directe samenvatting en gedeeld geheugen

   Aan het eind van de bijeenkomst presenteert de tekenaar een samenvatting aan de hand van de gemaakte visual. In een paar minuten komen alle inzichten, zorgen, kansen en perspectieven samen in één helder verhaal. Het voorkomt dat alleen de mondige of dominante stemmen blijven hangen. Ook stille denkers krijgen letterlijk een plek in het gesprek. En het mooiste: de tekening is meteen klaar. Gemeenten ontvangen het beeld direct digitaal (.png/.jpg/.pdf), klaar om te gebruiken in terugkoppelingen, verslagen of communicatie naar de raad of bewoners.
   

4. Draagvlak ontstaat door herkenning

   In participatietrajecten draait alles om draagvlak. Een visuele samenvatting helpt bewoners en stakeholders om het proces terug te vertellen aan hun achterban. Beelden worden sneller gedeeld op sociale media of in buurtapps, en zijn laagdrempelig te bespreken aan de keukentafel. De herkenbaarheid van een eigen inbreng in de tekening zorgt dat mensen zich eigenaar voelen van het resultaat. Zo ontstaat een gedeeld verhaal dat uitnodigt tot vervolgstappen.
   

5. Van één tekening naar blijvende impact

   Na afloop van de bijeenkomst kunnen tekeningen verder worden doorontwikkeld tot een praatplaat, een animatie of een set losse beelden voor communicatiedoeleinden. Denk aan een beeldbank voor de projectwebsite, een visueel beleidsdocument of een animatie voor inwoners.

   
   

Ook in jouw gemeente?

Als zakelijk tekenaar met jarenlange ervaring bij overheden help ik om gesprekken zichtbaar te maken en beweging te versnellen. Of het nu gaat om een eenmalige sessie of een participatietraject met meerdere bijeenkomsten. ik denk graag mee over hoe beeld het verschil kan maken. We hebben net in een teams gesprek gezeten ter kennismaking en voorbereiding van 2 participatie sessies voor een gemeente en dit is de reactie van de organisatie. Dat 'gevoel' gaat niet over mijn tekeningen of wat een visual recording precies inhoudt, maar over de bijeenkomst zelf. Het gesprek vooraf helpt om scherp te krijgen hoe de sessie eruit gaat zien en wat ervoor nodig is om deze soepel te laten verlopen.

Wanneer ik als zakelijk tekenaar live een bijeenkomst visueel vastleg, is een voorbereidende bespreking een vast onderdeel van mijn werkwijze. Tijdens dit gesprek maak ik kennis met mijn contactpersoon en andere sleutelfiguren van die dag. Ook verdiep ik me in het programma: Gaan we in groepen uiteen? Welke bewegingen gaat de groep maken? Zijn er tafelvoorzitters en notulisten? Hoelang duren de break-out sessies? De antwoorden op dit soort vragen helpen me op het juiste moment op de juiste plek te zijn om de informatie te 'vangen'.

Deze voorbereiding is overigens niet alleen waardevol voor mij; het is minstens zo nuttig voor de organisatoren. Mijn vragen helpen vaak om blinde vlekken bloot te leggen. Staat er bijvoorbeeld een adres in de uitnodiging? Of een eindtijd? Ik ben in de afgelopen jaren bij ongeveer 300 vergelijkbare bijeenkomsten geweest en ken ik de do’s en don'ts op mijn duimpje. Zet bijvoorbeeld de pauze altijd na de break-out sessies en voor de plenaire terugkoppeling. Mensen gaan het natuurlijke moment van verschuiven toch gebruiken om koffie te pakken en naar het toilet te gaan. De nét niet afgeronde gesprekken kunnen dan nog mooi afgemaakt worden.

Een goede voorbereiding is noodzakelijk voor een geslaagde (participatie)bijeenkomst. Het gesprek vooraf helpt niet alleen mij als zakelijk tekenaar om de bijeenkomst goed voor te bereiden, maar biedt ook de organisatoren waardevolle inzichten. Door samen het programma te doorleven zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en dat de belangrijkste inzichten helder en visueel worden vastgelegd. Een investering in de voorbereiding is daarmee een investering in het succes van de sessie.