5 tips voor visueel vergaderen

Bijgewerkt: mei 24

Je hebt het nu al zo vaak gehoord, visueel werken is goed voor de betrokkenheid. Belangrijke boodschappen blijven beter hangen met plaatjes er bij en je kunt complexe zaken eenvoudig maken met het gebruik van tekeningen. En daar zit je dan, druk bezig met de voorbereiding voor je volgende meeting en geen idee hoe je de visuele theorieën in de praktijk moet brengen.



Starten met tekenen is moeilijk. Zelfs na het volgen van een training is het toch een drempel om op je werkplek de stiften er bij te pakken en aan de slag te gaan. Want ga je nu echt zitten teken op je werk? Ben je dan wel productief genoeg? Krijg je er überhaupt tijd voor? En wat zullen je collega’s wel niet denken?


Dat gevoel hoort er bij, de enige tip die ik voor je heb is het gewoon gaan doen. Hieronder heb ik een 5- tal tips waarmee je op een laagdrempelige manier kunt gaan beginnen met tekenen op je werk.


Tip 1: Visualiseer de agenda

Een makkelijke en leuke start van je vergadering. Teken de agenda op een flip-over. dit kun je rustig van te voren doen zodat je tijdens de meeting alleen de agenda maar door hoeft te nemen. Voor jou een leuke oefening om te tekenen en voor de deelnemers van de meeting een makkelijke manier om kennis te maken met visueel werken. Je kunt de agenda zelfs digitaliseren en hem meesturen in het vergaderverzoek. Zo is er al herkenbaarheid bij het starten van de meeting.


Er zijn heel veel voorbeelden van visuele agenda’s te vinden op het internet. Ook ik heb een voorbeeld voor je gemaakt: download hier een template die je zelf op elk gewenst formaat (zelfs A0) kunt printen.


Tip 2: Maak persona’s van je team

Kijk eens goed naar je teamleden. Welke karakteristieke kenmerken hebben ze? Een opvallende kuif? Een bril? Een kuiltje in de kin? een hoofddoek? Altijd een gestreepte trui? Door deze kenmerken over te nemen op een standaard poppetje kun je persona’s creëren. Leuk om te gebruiken op een kanban bord tijdens je project, of als presentatie van jullie team wanneer je de afdeling op komt lopen. Wanneer visueel werken al meer gebruikt wordt binnen je organisatie kun je ook elkaars persona tekenen, een leuke start van een team meeting en interessant om er achter te komen hoe je collega’s je zien.


Tip 3: Maak visuele notulen

Niet schrikken, dit hoeft niet gelijk op grote vellen papier live getekend te worden. Neem gewoon een notitieboekje en pen mee naar je meeting en maak visuele notulen van wat je hoort. Vind je het lastig? Probeer dan eerst eens één agendapunt te visualiseren. Dit kun je al doen door de belangrijkste quotes in kaders te plaatsen. Je kunt er later altijd nog een tekeningetje bij krabbelen. Wanneer je comfortabel genoeg bent met het tekenen kun je na de meeting je visuele notities delen met alle deelnemers. Door het maken van deze visuele notulen train je niet alleen je visuele vaardigheden maar ook je luistervaardigheden. Het gaat er immers niet om hoe je tekening er uit ziet maar of de juiste informatie er op staat.


Tip 4: gebruik een visuele template voor de evaluatie

Een werkvorm die veel in projecten en workshops wordt gebruikt. Aan het einde van de meeting wordt even stil gestaan bij hoe de meeting ging. Dit hoeft niet alleen in zakelijke context te zijn, juist in vrijwilligerswerk wordt veel georganiseerd en dus geëvalueerd. Door een visuele template te gebruiken nodig je iedereen uit zijn of haar punten te delen. Het verzamelen van alle punten kost veel minder tijd zodat je meer tijd hebt om de belangrijkste dingen te bespreken. Wil je weten hoe je zelf een visuele template kunt maken? In deze blog lees je er meer over.


Tip 5: Lees het boek Visuele meetings van David Sibet

Wil je een volgende stap nemen in het visualiseren van je meetings? Dan kan ik je het boek Visuele meetings van David Sibet aanraden. Laat je niet afschrikken door het aantal pagina’s. doordat het boek praktisch toepasbaar is leest het lekker weg en zit je al snel bomvol inspiratie om zelf je meetings visueel te maken.


Wil je hulp bij het visualiseren van je meetings? Ik kan ook de visualisatie van je meetings voor je verzorgen. Neem gerust contact op zodat we samen kunnen kijken hoe ik je meetings een stapje verder kan helpen.

28 keer bekeken

© 2020 Visual Recording