Communicatie verbeteren met een praatplaat


Enige tijd geleden zocht een manager van een multinational contact met een vraagstuk over informatieoverdracht. Ze had eerder een basis training zakelijk tekenen gevolgd met haar team en het werd meer en meer een gewoonte om tekeningen te gebruiken op de werkvloer. Nu ging ze een stap verder en wilde een praatplaat maken over de nieuwe organisatiestructuur na een ingrijpende reorganisatie. Ze was al enige tijd aan het puzzelen maar steeds niet tevreden over de manier waarop haar informatie op papier stond. ‘kun jij me helpen om mijn boodschap te visualiseren?’ was de dringende vraag. ​‘Natuurlijk kan ik helpen’, was het antwoord. De meest eenvoudige manier zou zijn om de beschikbare informatie op te vragen en zelf aan de slag te gaan met een praatplaat. Persoonlijk leer ik echter meer van directe feedback en door samen met een expert een bestaand concept te verbeteren. Daarom belandde ik bij de betreffende manager aan tafel en vroeg haar te laten zien wat ze tot nu toe had gedaan en waar ze vast liep. Door samen door haar denkproces heen te lopen werd voor mij niet alleen het verhaal duidelijk, maar kon zij ook letterlijk het punt aanwijzen waar ze vast liep in haar visualisatie. En daar kwam de aap uit de mouw. Het visualiseren zelf was het probleem niet. Door een aantal vragen te stellen over de beoogde organisatie na de reorganisatie en de inhoud van de nieuwe rollen, kwam aan het licht dat er een aantal dingen in de reorganisatie zelf niet duidelijk was. Voor dat moment zat mijn taak er op. En hoewel we bijna een uur druk met stift en papier in gesprek waren geweest, was de praatplaat zelf nog niet ver gevorderd. Toch was ons gesprek een belangrijke stap in het proces. Het heeft er voor gezorgd dat de inhoudelijke informatie versterkt werd en de plaat duidelijker en vollediger zou worden. Het maken van een praatplaat gaat dus niet alleen over tekenen. Het proces om tot een praatplaat te komen kan je een heleboel waardevolle dingen leren. Is mijn verhaal compleet? Klopt alles wat ik wil zeggen? Heb ik nagedacht over de gevolgen van mijn verhaal? Waar heeft mijn verhaal nog versterking nodig? Om deze vragen te kunnen beantwoorden heb je geen tekenaar nodig maar iemand die goed kan luisteren, over analytische vaardigheden beschikt en bedrijfsprocessen en structuren kent om zo de juiste vragen te kunnen stellen. Na een week kwam er een mail. ‘We hebben een aantal dingen veranderd en volgens mij klopt het verhaal’ in de bijlage zat een voor mij inmiddels heel begrijpelijk kladje voor een praatplaat. Digitaal kon ik nog een aantal aanvullingen leveren over de weergave van verschillende informatiestructuren en een aantal tips om de plaat rustig en overzichtelijk te houden. De plaat is inmiddels af én succesvol gebleken. De organisatie is geïnformeerd en het management was zeer tevreden. Reden voor mij om net zo tevreden te zijn! Heb jij ook moeite om je verhaal op een praatplaat te krijgen of kun je wel een analytische blik op je verhaal gebruiken? Neem dan contact op. Liever zelf een praatplaat leren maken? Of juist samen met je afdeling een plaat maken? Bekijk hier het trainingsaanbod.

13 keer bekeken

© 2020 Visual Recording