Waarschijnlijk heb je het wel eens meegemaakt; de kick-off van het nieuwe jaar. Een mooi evenement waarin aan het hele bedrijf de doelstellingen en strategie voor het aankomende jaar worden gepresenteerd. Een lekkere borrel of diner achteraf en het bedrijf is klaar om in de doelstellingen van komende jaar te realiseren. Veel bedrijven kiezen voor deze manier van presenteren omdat het publiek direct vragen kan stellen, het een positieve start van het jaar is en omdat je zeker weer dat iedereen die aanwezig is dezelfde boodschap heeft gehoord. Kortom, veel effectiever dan een e-mail, videoboodschap of een presentatie op het intranet.
Maar hoeveel van de informatie kunnen medewerkers na een week nog herhalen? Welke afdeling is er na 3 maanden niet verzand in de gebruikelijke waan van de dag? En waar zal het in mei meer over gaan, de tot nu toe bereikte resultaten of de aankomende vakantiebestemming? Met een duurzame kick-off kun je niet alleen je doelstellingen en strategie presenteren op een manier die blijft hangen maar profiteer je ook de rest van het jaar van de impact. Is je kick-off al geweest? Geen zorgen, met onderstaande stappen kun je ook dit jaar nog veel resultaat halen.
Stap 1: de duurzame kick-off
Ik hoor je denken, mooi modewoord ‘duurzame kick-off’ maar wat houdt het nu precies in? Als je kijkt naar de definitie van ‘duurzaam’ dan vind je vele betekenissen. Maar al die betekenissen hebben één gemene deler; ze zijn nu bruikbaar en bestendig voor de toekomst. Hoe lang deze toekomst is hangt af van de context waarin je duurzaam gebruikt. Een duurzame kick-off is er een die voorziet in de behoefte totdat de volgende kick-off plaatsvindt. In deze context is dat een kalenderjaar.
Het belangrijkste aan je duurzame kick-off is dat de informatie, de doelen en de strategie, zo worden gepresenteerd dat toehoorders deze niet eenvoudig kunnen vergeten. Hiervoor zijn een aantal dingen nodig; en goed verhaal, een goede presentatie en een goede opvolging. Klinkt simpel, en dat is het ook.
Door gebruik te maken van een praatplaat bij je kick-off leg je de basis voor deze drie elementen. Door je informatie te visualiseren wordt de spreker gedwongen zijn verhaal goed op orde te hebben. Het is een feit dat het gebruik van een goede praatplaat zorgt dat toehoorders fysiek in de meest optimale staat zijn om informatie aan te horen en te verwerken. De goede opvolging begint de dag na de kick-off en duurt het hele kwartaal.
Stap 2: het eerste kwartaal
In deze stap ga je de borging doen van je duurzame kickoff. Een hele belangrijke stap! Wanneer je niet begonnen bent met een duurzame kick-off kan deze stap je alsnog helpen om alsnog impact te maken. Ook borgen kent een tal aan definities met allen dezelfde kern: het uitvoeren van acties om kwaliteit zeker te stellen. Kortom in het eerste kwartaal staan er een aantal acties gepland om de kwaliteit van de informatie die over gebracht is tijdens de kick-off zeker te stellen.
Het belangrijkste is dat de boodschap wordt herhaald. Vaak is degene die de doelen en strategie heeft gepresenteerd al maandenlang betrokken geweest bij het proces om tot deze doelen en strategie te komen. Voor hem (of haar) is het dan ook gesneden koek. Als de informatie op dezelfde manier in de rest van de organisatie moet beklijven moet hieraan dezelfde tijd besteed worden. Hoe vaker je iets hoort, hoe beter de informatie opgeslagen wordt. Hoe je de herhaling doet is minder belangrijk dan dát je de herhaling doet.
Hieronder enkele suggesties;
Maak afdrukken van de praatplaat die tijdens de kick-off is gebruikt en hang deze op de diverse afdelingen en in vergaderzalen
Gebruik de afbeeldingen van de doelstellingen om deze als ansichtkaart op de bureaus te leggen
Laat een whiteboard video maken van de praatplaat en het bijbehorende verhaal en maak deze zichtbaar via diverse kanalen
Gebruik in communicatie over de doelstellingen steeds dezelfde afbeeldingen die ook bij de kick-off zijn gebruikt
Refereer in stand ups aan de praatplaat en het bijbehorende verhaal
Stap 3: de zomer door
De kick-off is geweest en de informatie is geborgd. Daar komt het eerste dieptepunt; de zomervakantie. Iedereen is druk bezig met vakantieplannen en alle projecten en werkzaamheden gaan in een lager tempo. Een mooi moment om vlak voor de zomer begint nog even een opfrisser te doen van je kickoff. Zo is er niet alleen een mogelijkheid om iedereen een fijne vakantie te wensen maar is het ook gelijk duidelijk waar het bedrijf staat. Tijdens de opfrisser worden de elementen uit de praatplaat er weer bij gepakt en wordt er gepresenteerd welke resultaten bereikt zijn. Een mooi moment om mensen in het zonnetje te zetten door de eigen resultaten te laten presenteren en de bijdrage hiervan op de praatplaat aan te wijzen.
Stap 4: de eindsprint
Na de zomer begint de grote eindsprint. Worden de doelstellingen gehaald en wat moeten we nog doen om de doelstellingen te halen? Een mooie methodiek om iedereen weer in de actieve modus te krijgen voor de eindsprint is een workshop in carrousel vorm. De praatplaat wordt opgeknipt en medewerkers sluiten aan bij de presentaties die voor hun interessant zijn. De hele plaat kennen ze nu wel, het gaat er nu om waar er direct een concrete bijdrage geleverd kan worden. Door deze werkvorm te gebruiken wordt er betrokkenheid gecreëerd en voorkom je dat er verveling ontstaat over de onderwerpen waar medewerkers geen concrete bijdrage aan kunnen leveren.
Met deze vier stappen ontstaat er een duurzame kick-off waar het hele bedrijf profijt van heeft. Wil je een praatplaat voor je kick-off of zoek je visuele content voor je eerste kwartaal neem dan vrijblijvend contact op. Leer je liever hoe je zelf een praatplaat maakt, kom dan naar de training praatplaat tekenen of organiseer een In company training. Liever het hele proces voor een duurzame kick-off uit handen geven? Ook daarvoor kun je bij Visual Recording terecht.